Esimesed sammud ettevõtluses

Siin on väike kild Digiraamatupidaja raamatust, mis tegelikult realiseerus e-kursusena. Osa infot siiski e-kursusele ei lisatud ja seega võid ka selle artikli läbi lugeda. E-kursust saad tellida alloleva lingi kaudu.

3. Juhtimine

3.1 Ettevõtja

Oled teinud äriplaani. Sul on olemas vastused küsimustele. Mida toota? Kuidas seda toota? Kes on tarbija? Oled leidnud ressursi ja teinud osakapitali sissemakse või  alles tegeled ressursi kogumisega. Lihtsamalt öeldes, oled hakanud investeerima. Oled isik, kes riski eeldades asutas ettevõtte ja nüüd korraldab selle tegevust eesmärgiga kasu saada. Oled ettevõtja, ettevõtte omanik. Kui palgatöötaja vastutus tuleneb töölepingust ja ameti hierarhiast, siis ettevõtja vastutab alati ja kogu varaga ehk see, mis on sul osaühingu osakapitaliks (miinimum 2500).

Ja nüüd seaduse juttu. Tsiviilseadustiku üldosa seaduse alusel on juriidiline isik seaduse alusel loodud õigussubjekt. Juriidiline isik on kas eraõiguslik või avalik-õiguslik. Eraõiguslik juriidiline isik on erahuvides ja selle juriidilise isiku liigi kohta käiva seaduse alusel loodud juriidiline isik. Eraõigusliku juriidilise isiku organid on üldkoosolek ja juhatus. Juriidilise isiku juhatus või seda asendav organ loetakse suhetes teiste isikutega juriidilise isiku seaduslikuks esindajaks. Juriidilise isiku juhtorgani liikmed peavad oma seadusest või põhikirjast tulenevaid kohustusi täitma juhtorgani liikmelt tavaliselt oodatava hoolega ja olema juriidilisele isikule lojaalsed. Juriidilise isiku juhtorgani liikmed, kes on oma kohustuse rikkumisega tekitanud kahju juriidilisele isikule, vastutavad juriidilise isiku ees solidaarselt. Juhtorgani liige ei vastuta, kui ta tegutses vastavalt juriidilise isiku üldkoosoleku või muu pädeva organi õiguspärasele otsusele. Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud kahju hüvitamist juriidilisele isikule võib nõuda ka juriidilise isiku võlausaldaja, kui ta ei saa oma nõudeid rahuldada juriidilise isiku vara arvel. Ehk sellest lugesime välja, et vastutab juhatuse liige. Omanik ainult investeerib. See tõttu ongi Sinu esimene ülesanne õige juhatuse liikme leidmine kui sa ise ei taha olla.

Ettevõtte, osaniku ja juhatuse liikme vastutus, 29. aprill 2014

Riigikohtu värsked suunised äriühingu juhatuse liikmele vastutusotsuse tegemiseks, 27.02.2014

Millal järgneb vastutus osaühingu kahjustamise eest selle tegevuse mõjutamise kaudu?, 24.05.2016

Pööraksin korraks tähelepanu ettevõtte likvideerimisele. Ära kunagi kasuta tankiste ehk likvideerimise teenust, kus juhatuse liige vahetub ja sina nagu pääseksid oma võlgadest. Ettevõtte hülgamine kolmandale isikule võib tunduda esialgu kiire ja lihtne lahendus. Majandustegevuse ebaõnnestumine on nii mõnelegi inimesel raske hoop ning kui sellele järgneb keerukas juriidiline protsess, võib tunduda äriühingu müümine parim lahendus. Likvidaatorit kasutades ja ettevõtet müües tasub siiski silmas pidada, et maksu- ja tolliametil on võimalus koostada sissenõudmiseks vastutusotsus isikule, kes põhjustas maksuvõla ning ettevõttest vabanemine ei vabasta vastutusest. 

“Pealtnägija”: Varidirektorid on matnud vähemalt 400 miljonit eurot võlgu, 16.11.2016

3.1.1 Juhatuse liikme nimetamine

Ettevõtjaportaalis tuleb teha muutmiskanne. Nii nimetamisel kui tagasi kutsumisel tuleb avaldusele lisada failina osanike otsus. Dokument peab olema digitaalallkirjadega. Uue liikme lisamisel peab isik oma nõusoleku andma digitaalallkirjaga. Juhatuse liikme registrist kustutamisel annab portaal võimaluse ka kustutatavale allkirja andmiseks, kuid tema allkiri ei ole kohustuslik ning avalduse saab saata menetlusse ilma selleta.

3.1.2 Osakapital

Kui asutasid kohese sissemaksmisega, siis valisid asutamisel e-stardikonto ja kandsid raha sinna. Kui pole investeerimismahukas ettevõtmine, siis võid asutada ka sissemaksmata osakapitaliga. Põhikirjaga pannakse paika, kas osakapitali sissemaksmiseks on tähtaeg või mitte.  Kuni sissemakse on tegemata, vastutab osanik täielikult maksmata osa ulatuses ettevõtte kohustuste eest ja dividende maksta ei tohi.

Äriregister pakub sissemaksmata osakapitali põhikirjas järgmisi valikuid:

1. Osaühingu sissemakseta asutamise korral tasub osanik osa eest täielikult  aasta jooksul, kuid kõige hiljem äriseadustiku § 140¹ lõikes 2 või 3 nimetatud nõude esitamisel.
2. Osaühingu sissemakseta asutamise korral tasub osanik osa eest täielikult tähtajaks, kuid kõige hiljem äriseadustiku § 140¹ lõikes 2 või 3 nimetatud nõude esitamisel.
3. Osaühingu sissemakseta asutamise korral tasub osanik osa eest täielikult juhatuse poolt määratud ajaks, kuid kõige hiljem äriseadustiku § 140¹ lõikes 2 või 3 nimetatud nõude esitamisel.
4. Osaühingu sissemakseta asutamise korral tasub osanik osa eest täielikult osanike otsusega määratud ajaks, kuid kõige hiljem äriseadustiku § 140¹ lõikes 2 või 3 nimetatud nõude esitamisel.
5. Osaühingu sissemakseta asutamise korral tasub osanik osa eest täielikult äriseadustiku § 140¹ lõikes 2 või 3 sätestatud nõude esitamisel.

Äriseadustik § 140¹ lõige 2: Kuni osanik ei ole käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud kokkuleppe korral sissemakset täielikult tasunud, vastutab ta osaühingu ees osaühingu kohustuste eest tasumata sissemakse ulatuses, kui osaühingu kohustust ei ole võimalik täita osaühingu vara arvel.

Äriseadustik § 140¹ lõige 3: Osaühingu pankroti väljakuulutamise korral võib käesoleva paragrahvi lõikes 2 sätestatud nõude osaühingu nimel esitada üksnes pankrotihaldur.

Tehtud valikutest sõltub ka kuidas kirjendada osaühingu algbilanss. Kui ettevõttel on õigus osanikult raha sisse nõuda (variandid 1,2,3), siis on üks konto nõue osanikule aga kui ettevõttel seda õigust ei ole (variandid 4 ja 5), siis saad kasutada kontot sissemaksmata osakapital. Viimase variandi korral võib tekkida probleem omakapitali adekvaatsusega. Omakapitali adekvaatsust kontrollib äriregister aastaaruande alusel. Mida teha, kui osakapital jääb alla omakapitali suuruse miinimumnõuet?

Tee endale plaan, kuidas hakkad osakapitali sisse maksma ehk millal sa oma säästud ettevõttesse paned. Sa võid muidugi kohe luua ettevõtte ja kui vaba raha on, siis kannad selle ettevõtte arvele. Pea meeles, et ülekande selgitusse tuleb kirjutada “osakapitali sissemakse”. Maksuametis deklareerima pead alles siis, kui kõik on sisse makstud. Loomulikult võid sa seda raha kasutada ehk osta vahendeid.  Kui sa ettevõttes midagi ei tee, siis seisab see raha niisama ja tulu ei teeni. See pärast ongi mõtekas panna täpselt kirja, mis kulutused sul tuleb teha, enne kui saad hakata pakkuma toodet või teenust. Finantskirjaoskust saad õppida Finantsaabitsast, Rahafoorumist (Finantseesmärgid ja nende seadmine, Kuidas investeerimiseks lisaraha leida?), Jaak Roosaare (Kuidas saada rahaliselt vabaks?) ja naisinvestori Kristi Saare lehtedelt (Kuidas investeerida 1000 eurot?). Finantsvabadusest võid aimu saada Facebooki grupist Finantsvabadus ja Fast Track Education OÜ lehelt finantsvabadus.ee. Häid nõuandeid võid leida ka finantsportaalist Rahaasjad.

3.1.3 Kliendihaldus

Kliendihaldus ehk CRM (inglise keeles customer relationship management) on mõeldud inimestega (klientidega, tarnijatega, töötajatega) suhtlemiseks. Ajakirjanduses leian pidevalt, et aetakse segi CRM ja DMS (document management system) – dokumendihaldussüsteem. Need on 2 täiesti erinevat asja ja meie kasutame selleks erinevaid programme. Nüüd Äripäeva juurde. 20. jaanuaril 2016. aastal kirjutati magistri töö uuringust (artikkel “Raamatupidamisettevõtted näevad CRM-is potentsiaali“).

“Uuringust selgus, et raamatupidamisettevõtete klientide enam levinud dokumentide esitamise viis oli saatmine meiliga (33%), millele kohe järgnes paberkandjal algdokumentide esitamine (32%) ning laadimine pilve (Google Drive, Dropbox, OneDrive jt) (21%). Samal ajal on kasutusel mitmeid erinevaid dokumentide esitamise viise olenevalt kliendi harjumustest ja mugavusest.

Analüüsides uuringu tulemusi arhiveerimise kohta saab järeldada, et osa meiliga saadetud dokumentidest prinditakse raamatupidamisettevõtetes välja. Kõige populaarsemaks dokumentide hoidmise viisiks osutus paberkandjal dokumentide hoidmine kaustades riiulitel, seda tegi 49% ettevõtetest. 22% ettevõtetest hoidis PDF- jms vormingus dokumente spetsiaalses arhiiviprogrammis ja 20% digiteeris ning hoidis algdokumente Microsoft Windowsi kaustade struktuuris. Muud dokumentide hoidmise viisid (eArvekeskuses manusena, hoidmine majandustarkvaras või pilves) olid selges vähemuses, 2–4% ulatuses.”

Mina lahendan selle probleemi 2 programmiga, sest kliendihaldus on ikka erinev dokumendihaldusest. Aga meie jätkame nüüd kliendihaldusega.

Vali välja kliendihaldustarkvara ehk CRM, millega saad kõigega kursis olla ja jälgida kui vaja. Kui võtad tööle töötaja, siis lisad ta sellesse kasutajaks (juhul kui ta saab ettevõtte e-posti aadressi). Võib olla teeb sul selle töö ära ka sekretär aga põhiline, miks ma räägin seda just omaniku peatükis on see, et sul on tegelikult võimalus kõigel silma peal hoida. Sul on nagunii vaja teha mõnikord osaniku või osanike otsus. Vormistad ära ja lisad ülesande programmi juhatusele see täide viimiseks ehk CRM-s ei hoita dokumente. Kõik dokumendid, mis e-kirjaga saadetakse on muidugi kohe kättesaadavad ja iga kliendi või tarnija juures olemas aga dokumendid laetakse üles ja hoitakse ikka DokumendiHaldusSüsteemis ehk DHS-s.

Programmi valimine sõltub muidugi rahakotist, aga kui soodsalt läbi ajada, siis raamatupidamise programmid tavaliselt ei sisalda kliendihaldust. On ainult kontakti kaart ja sellega asi piirdub. Nendel, millel on kliendihaldus on ka hinna poolest kallimad. Kuna igal ettevõttel on omad soovid, siis on mõtekam võtta selline, mida saab ise arendada, kui just pole eesmärk maksta valmis toote eest.

Tasuta CRM programm on EPESI. Lase paigaldada see oma alamdomeenile näiteks epesi.domeeninimi.ee ja kõik sinu ettevõtte e-posti aadressid on ühes kohas – pilves, mitte arvutis.

Loe lisaks millega peaks mikroettevõtja tegema dokumendihaldust?