Paberivaba raamatupidamine eeldab seda, et kõik asjad on tehtavad arvutis. Alustame müügiarvest. Aastal 2015 koostatakse arve arvutis ja peale seda saadetakse ostjale e-arve, e-posti aadressile pdf failiga või prinditakse (näiteks toidupoes) välja. Printimine pole keelatud aga enne seda peaks saatma e-arve operaatorile või pdf-arve e-posti aadressile. Kuna operaatoril on teada, mis e-posti Arve-haldusaadressile e-arve tuleb saata (teavitus tuleb meilile, arve ise liigub süsteemide vahel), siis tuleks sellel operaatoril avada võimalus kõigile vaadata, mis e-posti aadressilt soovib klient pdf-arveid kätte saada  (e-arve ja pdf-arve posti aadressid võivad erineda). Vaatamine peaks toimuma loomulikult autenditult või integreeritult, mitte lihtsalt andmebaasi jagades nagu Äriregister seda teeb ja seetõttu hakkavad tulema rämpskirjad. Operaatoriks sobiks Omniva, sest Eesti Post on riigiettevõte. Kliendil (kõigil kodanikel) on kohustus 1 kord käia Omniva e-teeninduses, et määrata oma ostuarvetele e-posti aadress. Suhtlesin Rahandusministeeriumiga ja pakkusin välja, et riik võiks ise luua sellise keskkonna. Arveldamine ei toimu ainult riigi ja ärisektori vahel. Suhtlus peaks toimuma ka kodaniku tasemel. Küsisin: “Miks pole eesmärki eraisiku seisukohalt? Teen ettepaneku, et riik teeks portaali, kust saaks tellida korraga kõigilt teenusepakkujatelt e-arved.” E-arvete all ma mõtlesin seekord ka pdf-arvet.

Marge Lepp vastas mulle 10.08.2015: “Rahandusministeerium tegeleb alates 2015. aasta algusest e-arvete laialdase kasutuselevõtu ettevalmistamisega 2016.aasta lõpuks. Sellesse protsessi on lülitatud ainult era- ja avaliku sektori organisatsioonid. Seejuures on e-arvete kiirema kasutuselevõtu eesmärgil kavas teha e-arvetega arveldamine kohustuslikuks raamatupidamise seaduses. Esialgu pannakse kohustus e-arveid vastu võtta ainult avaliku sektori asutustele. Ettevõtetel pannakse kohustus avalikule sektorile e-arveid saata. Mingi aeg hiljem (hetkel aastanumbiti ei ole paigas) laiendatakse e-arvete vastuvõtukohustus ka erasektorile. Tõenäoliselt e-arvete vastuvõtmist ei tehta kunagi kohustuslikuks eraisikutele. Küll aga on riik loomulikult huvitatud, et võimalikult palju eraisikud e-arveid telliks. Sellele vaatamata ei ole praegu Rahandusministeeriumil kavas luua e-arvete tellimuste portaali, ei juriidilistele ega eraisikutele.”

Miks ei mõelda läbi tervikut? Miks kodanikud sellest välja jäetakse? Kodanikul polegi raamatupidamise programmi, mis oskab lugeda e-arveid. Kodanik saab e-arve kätte pangast ja seda on võimalik ka automaatselt tasuma panna ehk sõlmida e-arve püsimakse leping. Lisaks sellele tahab kodanik näha pdf-arvet oma e-postkastist. Seda just sellel lihtsal põhjusel, et oleks endal ülevaade olemas ja selleks ei pea autentima, et panka sisse logida. Eraisikul pole vaja ostuarveid säilitada aga ettevõtja on selleks kohustatud (RPS § 12 lg 1 järgi). Algdokumenti võib elektroonselt säilitada. Hetkel peab ettevõtja skaneerima oma paberarved. Lugupeetud planeerijad ja otsustajad. Lõpetagem müügiarvete printimine ja jõudke digiajastusse.

Lisaks sellele ei ole ma pankadega rahul. Nemad ei kavatsegi oma müügiarvet operaatorile saata. Ettevõtjal on sõlmitud e-arve leping operaatoriga. Raamatupidamisprogramm on integreeritud operaatoriga ja programm loeb ise sisse e-arved. Nüüd on vaja aga panga arve sisestada pdf failist. Kui tellida pangast e-arve operaatori kaudu, siis ei maksa arved enam automaatselt. Nokk kinni, saba lahti.

Mis siis hetkel teoksil on? Nõuded algdokumendile on muutumas. Senise algdokumendi allkirjastamisnõude asemel kehtestatakse raamatupidamiskohustuslasele majandustehingu toimumise kinnitamise nõue. Raamatupidamiskohustuslane peab tegema tehingu kirjendamiseks kinnitusmärke, millega ta kinnitab algdokumendil kajastatud majandustehingu toimumist ja asjaolude tõepärasust.

Kokkuvõtteks võiks öelda, et üleminemisel paberivabale raamatupidamisele ei tohi ära unustada eraisikut. Paberi kasutamine lõppeb ainult siis, kui on olemas järgmine süsteem. Hetkel oleks see süsteem pdf-arve e-posti aadressile.

TÄIENDUS märts 2016

Omniva hakkab juurutama e-kviitungi süsteemi, 24 juuni 2014

E- ja m-kviitungi projekt jõudis Norra innovatsiooniauhinna nominendiks, IT uudised, 13.03.2016

Uus mõte: riik võiks kasutada e-posti aadressiks eesti.ee aadressi, sest see on olemas ka ettevõtetel.

TÄIENDUS 24.03.2016

Muudatus eelnõus: Raamatupidamiskohustuslane koostab algse algdokumendi PDF vormis ja edastab selle operaatorteenust osutavale ettevõtjale. Operaatorteenuse ettevõte konverteerib PDF vormis arve ümber masintöödeldavaks e-arveks ning edastab selle ostjale. Osjale on esitatud e-arve algseks algdokumendiks. Konvertimise tulemusel loodud arve esialgse algdokumendiga samasuse eest vastutab müüja.

Muudatus eelnõus: Muudatuse tulemusel on tarbijal võimalik valida, kas talle esitatakse arve e-posti aadressile või e-aadressile. Tarbija nõudmisel peab kaupleja esitama arve tarbija määratud postiaadressile. E-aadressile esitatakse arved, mis on masinloetavas vormingus. Tarbijal võib olla mitu e-aadressi. Eesti isikukoodi omava tarbija peamiseks e-aadressiks on Riigiportaalis eesti.ee aktiveeritud elektronpostiaadress isikukood@eesti.ee.

Allikas: Äripäev