Alusta raamatupidamise sisseseadmisega kohe kui ettevõtte asutad. Soovitus, et kogu kuludokumendid kokku ja otsi enne majandusaasta aruande tegemist raamatupidaja, on halb soovitus. Järgnevalt vaatame üle, kuidas raamatupidamise sisseseadmine käib.

Raamatupidamise korraldamise põhinõuded

RPS § 4. Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud:

• korraldama raamatupidamist nii, et oleks tagatud aktuaalse, olulise, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamine raamatupidamiskohustuslase finantsseisundist, finantstulemusest ja rahavoogudest;
• dokumenteerima kõiki oma majandustehinguid;
• kirjendama algdokumentide või nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel kõiki oma majandustehinguid raamatupidamisregistrites;
• koostama ja esitama majandusaasta aruande ning muud finantsaruanded käesolevas seaduses ja teistes õigusaktides sätestatud korras;
• säilitama raamatupidamise dokumente.

Raamatupidamise programmi valimine

Oluline on, et raamatupidamise tarkvara kuuluks ettevõttele. Sellisel juhul saad kasutada abi või kui vahetad raamatupidajat, siis kõik andmed on alles. Uuri eelnevalt, kas lisakasutaja lisamine on piiramatu või lisatasu eest.

Valiku raamatupidamise tarkvaradest leiad näiteks lehtedelt RMP.ee ja RUP.ee. Kõigepealt pane paika eelarve. Kas soovid tasuda kuumaksuga või kannete järgi. Kui eelarve on väga piiratud ja alguses tegevust veel pole, siis võiksid kasutada kandepõhist hinnastamist.

Näiteks  SmartAccountsil on nii mahupõhine kui kuupõhine tasumine. 5 euro eest saad teha 25 kannet ehk kande hinnaks tuleb 20 senti. 15 euro eest saad 100 kannet ehk 15 senti kanne. 25 euro eest saad 250 kannet ehk 10 senti kanne.

ERPLY nimega leiad 2 programmi. Lihtsalt ERPLY on kassa- ja laotarkvara ja raamatupidamiseks on ERPLY Books. Erply Booksil on hinnakiri Komplekteeri. See algab 0 eurost ja mugavused saad väikese raha eest. Näiteks pangaimport on 1 € ja ostuarvete postkast (arve kohta) on 0,15 €. Kahjuks lisakasutaja (raamatupidaja jaoks) on 5 €.

Hea uudis on see, et Erply Booksil on integratsioon Swedbankiga. Jääb ära isegi käsitsi pangafaili importimine kui müügi- või ostuarve on programmis olemas. Kui programmis pole vastet siis pead selle käsitsi korda tegema ehk kui vajutad pangaimport, siis näed, mis on sünkroonimata ja lisad vajaliku deebet või kreedit konto pangaimpordis. Kui ei oska määrata, siis lase raamatupidajal teha konto “Selgituskonto”. See tehakse lühiajaliste nõuete alla ja raamatupidamise teenuse pakkujad kasutavad seda siis, kui algdokument puudub aga pank on vaja “läbi kanda”. Kui oled käibemaksukohuslane, siis tuleb hiljemalt enne deklareerimist algdokument esitada. Väljamaksed, mille kohta maksumaksjal puudub raamatupidamist reguleerivates õigusaktides ettenähtud nõuetele vastav algdokument, tuleb maksta tulumaksu (TuMS § 51 lg 2 p 3).

Tagasi tulles SmartAccountsi juurde, siis sellel on integratsioon LHV pangaga. Kui teenus on aktiveeritud, siis ei ole pangakonto väljavõtet enam failide vahendusel vaja SmartAccountsi importida.

Mis edasi?

Kui programm on välja valitud, siis registreeri kasutajaks (näiteks vali kas ERPLY Books või SmartAccounts). SmartAccountsi on võimalik proovida ka demo-versioonina (lehe lõpus). Järgnevad näited on nende programmide kohta.

Raamatupidamise programmi seadistamine

Kuigi alguses saad programmi kasutada kuu aega tasuta, siis otsi üles koht, kus näed oma paketi andmeid.

• Erply Books – Sätted → Hinnakiri
• SmartAccounts – Seaded (üleval paremal) → Arvelduse seaded (vasakus veerus kõige lõpus)

Järgmisena otsi üles kontoplaan ja tutvu sellega. Soovitav on vaadata kasumiaruande kontosid, et teada, mis tulu ja kulu kontod on juba olemas ja mis kontosid oleks vaja lisada. Mõtle läbi oma müük. Ära lisa kõike üldkontole vaid tee eraldi konto kui müüd rohkem kui 1 toodet/teenust. Hiljem artikleid luues lisa kindlasti see loodud konto tulukontoks.

Edasi vaata üle vaikimisi kontod. SmartAccountsis Sätted → Vaikimisi kontod, Erply Booksis Sätted → Algandmed → Süsteemikontod.

Vaikimisi kontosid kasutatakse programmis automaatselt loodavate raamatupidamistehingute jaoks või on moodulis eeltäidetud.

• Müügikonto – kas teenus või kaup? Võid luua ka uue konto. Valikus on Tulud teenuste müügist, Tulud ostetud kauba müügist või Põhitulu.
• Ostukonto – kauba või teenuse kulu? Valikus Kaubad, materjalid, teenused, Kaubakulu või Teenuste kulu.

Algsaldod

Kui toimub programmi vahetus, siis tuleb lisada eelmise perioodi algsaldod. Kui aga asutasid ettevõtte, siis tuleb osakapital kajastada algsaldona. Majandusaasta aruanne algab ka algbilansiga ehk tee selgeks, kuidas peaksid osakapitali kajastama. Kajastamine on kirjas põhikirjas. kas osakapital tasutakse asutamisel, on määratud konkreetne tähtaeg või pole konkreetset tähtaega määratud. Vastavad kanded leiad artiklist Mis on bilanss. Kuupäevaks osaühingu asutamise kuupäev.

Algsaldod saad lisada:

• SmartAccounts – Pearaamat → Pearaamatukanded → Lisa uus.
• Erply Books – Sätted → Algandmed → Sisesta algsaldod.

Algdokumendid

RPS § 7. (1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

• toimumisaeg;
• majandusliku sisu kirjeldus;
• arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

(3) Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esitatud arve sisaldama lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatule ka arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid.

(4) Majandustehingu kirjendamisel raamatupidamisregistrites tuleb alg- või koonddokumendile lisada viide kirjendile.

Algdokumentideks on:

• ettevõtte poolt väljastatud müügiarved
• saadud ostuarved
• sularahaarved ja kviitungid
• saatelehed
• maksekorraldused
• pangakonto väljavõtted
• kuluaruanded koos kuludokumentidega
• lähetuse otsused
• lähetuse aruanded koos kuludokumentidega
• kassadokumendid (sissetuleku ja väljamineku orderid)
• lepingud, volitused
• aktid, otsused, käskkirjad, protokollid, korraldused jne.