Alustuseks defineerin mikroettevõtja. Mikroettevõtjaks loetakse raamatupidamise seaduse kohaselt osaühingut, kelle näitajad vastavad aruandeaasta bilansipäeval kõikidele järgmistele tingimustele: varad kokku kuni 175 000 eurot, kohustised ei ole suuremad kui omakapital, üks osanik, kes on ka juhatuse liige, ja kelle müügitulu on aruandeaastal kuni 50 000 eurot.

VKE (väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete)de kategoorias loetakse mikroettevõteteks need ettevõtted, mis annavad tööd vähem kui 10 inimesele ja mille aastakäive ja/või aastabilansi kogumaht ei ületa 2 miljonit eurot (Euroopa Liidu Teataja KOMISJONI MÄÄRUS (EÜ) nr 800/2008).

Müügitulu võiks ka suurem olla aga jätame numbrid kõrvale ja räägime tegelikult ka väikestest, elustiili äridest ja kõigist nendest, kes peavad ennast tõesti väikeseks ehk mikroks. Igatahes töötajaid on alla 10-ne ja pigem paar kohta, sest teenuseid ostetakse lihtsalt sisse. Kas või virtuaalse assistendi sa saad teenusena sisse osta ja seega isegi juhiabi (otsingud dokumendipoliitika, dokumendihaldus) on teenusena kätte saadav. Töö toimub asukohavabalt (mikroettevõtja pakub teenust, töötab töölepinguga, et saada ravikindlustus ja on iseenda peremees: Tööaeg – töötaja vabadus ja vastutus) aga hetkel ei sobi eriti tööturupoliitikaga.

Terje Rudissaar kirjutab oma 2012. aasta lõputöös, et “ettevõtetes tekib iga päev dokumente, mis sisaldavad ettevõtte jaoks olulist ja vajalikku informatsiooni. Dokumendid tagavad ettevõtete tegevuse dokumenteerimise. Dokumentide koostamine, hoidmine ja kiire leidmine on ettevõtte tõhusaks toimimiseks oluline. Et tagada ettevõtetes dokumentide kiire leidmise ja juurdepääsu, peab ettevõttes olema välja töötatud kord, mis reguleerib ettevõtte asjaajamist”.  Ettevõtte dokumendid ei piirdu raamatupidamisega. Lisaks sellele tuleb dokumente ka juhtimise ja personaliga, kui järgida kas või Töötervishoiu ja tööohutuse seadust (§ 1 lõige 3 käesolevat seadust kohaldatakse ka juriidilise isiku juhatuse või seda asendava juhtorgani liikme tööle).

Dokumentide jaoks vajame IT süsteemi, sest oleme e-riik ja me püüame paberivaba asjaajamise poole. Mõni IT-spetsialist nüüd väidab vastu, et pole talle mingit süsteemi vaja. Süsteem maksab ja kui tahad midagi, siis maksa. Teed kataloogid arvutisse või failijagamise keskkkonda ja sellest piisab küll. Tegelikult soovib mikro kulusid kokku hoida ja seega IT kulusid ei suurenda. Tööjõumaksud niigi suured. Hea küll. Aga räägime turvalisusest. Arvutisse võib pääseda krüptoviirus (Lunavarajuhtumi ennetamineja sa oled kõigest ilma kui pole õigel ajal koopiat teinud. Failijagamise keskkonnas pole sul selliseid võimalusi (ka arvutis) nagu dokumendihaldussüsteemis ehk DHS-s. Meil on seadustes küllalt punkte, mida ei saa “täita” tavalistes kataloogides. Lisaks sellele pole sul andmebaasi otsingut. Su ettevõttel on olemas koduleht ja kasutad hostingu teenust ehk veebimajutust. Mis oleks veel lihtsam, kui DHS üles panna veebimajutusse. Kus juures iga lugupidav hostingu pakkuja teeb igapäeva varukoopiaid vähemalt 1 nädala jagu ehk kui midagi juhtub, on sul aega reageerida nädal aega ja koopia on omast käest võtta. Failijagamise keskkonnas pole sul sellist võimalust. Oled hoidnud dokumente 5 aastat aga säilitama peaks (näiteks ostuarveid) 7 aastat ja nüüd äkki paneb tasuta failijagamise süsteem “pillid kotti”. Näiteks Dropbox jätab endale õiguse tasuta teenuse konto suvalisel ajal lõpetada. Kui midagi kasutad tasuta, siis olgu see sinu kontrolli all. Võib olla on sul mõni ärisaladus. Kas sa usaldad failijagamise keskkonda?

Ma loodan, et sa oled vahe peal ennast harinud ja tead, et dokumendiringluses tuleb dokument registreerida, mitte jätma teda kuhugi suvalisse kataloogi. Registreerimine on dokumendile süsteemi sisestamisel ainuidentifikaatori andmine. Näiteks kirjas või dokumendis kirjutatakse see tähistus väljale viit ja digiallkirjastatav dokument enne registreeritakse ehk säilivad ka algdokumendid, tekstitöötluse fail + PDF.  Kui sa oled kokku puutunud asjaajamiskorraga (KEHTETU 03.06.2017, asemel Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused), mis on mõeldud küll riigiasutustele aga ka ettevõttes tuleks luua kord, siis tead sa ka, et selle käigus luuakse dokumentide loetelu ja liigitussüsteem. Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. Liigitusskeem on dokumentide loetelu tähtsaim komponent, sest see on põhiline vahend dokumentide intellektuaalseks haldamiseks asutuses. (Arhiivihaldus,  EVS-ISO 15489-… , Dokumendihaldurite ühingDokumentide haldamise toimingud – õppematerjal)

Nüüd peaks meil olema selge, et meil on vaja süsteemi, dokumendihaldussüsteemi (DHS-i), isegi väikestele ettevõtetele ehk mikrodele. Otsima hakkame nüüd vabavara. Mõtlesin, et vaatan riigi poole. Euroopa rahade eest on tehtud valmis vabaks kasutamiseks Delta. Andmevara lehelt loeme, et DELTA on veebipõhine rakendus, milles on realiseeritud dokumendi elukäigu jaoks vajaminev funktsionaalsus, ning mis on ideaalne organisatsiooni dokumendihalduse töövahendiksLihtne ja kasutajasõbralik kasutajaliides võimaldab kiirelt leida kasutajaga seotud menetluses olevad dokumendid. Ja kus on konks? Asi selles, et see programm on kirjutatud Javas. Nagu ma eelnevalt kirjutasin, siis mikroettevõtted kasutavad veebimajutust. Veebimajutuses aga tavaliselt ei toetata Javat ehk see peaks olema hull, kes seda toetab. Las IT-spetsialistid arutavad miks, aga meie sellega oma pead ei murra. Siit teeme järelduse, et riik tegi lahenduse, millest väikestele pole lahendust. Põhimõtteliselt me IT kulusid ei suurenda ja meil puudub vajadus kasutada serverit (VPS-i). Mõni IT-spetsialist hõikab, et kui sul on nii väike äri, siis polegi vaja sul veebis olla. See on aga vale vastus ja me ei pane seda seisukohta üldse tähele. Samas ei näe IT-spetsialistid ka võimalust teenuse pakkumiseks just väikestele, kes tahaksid olla veebis. Pakuvad muudkui oma toodet (see on muidugi hea, eriti veel kodulehe tegemist, millega kõige pealt kokku puututakse) aga kuidas väike ettevõte midagi rohkemat veebi üles saab (ehk kõigil pole tuttavat ja pädevat IT-spetsialisti), seda nad pole teadvustanud ehk sellist teenust hetkel turul pole. Nad ütlevad, et pole nõudlust. Mikrod peaks vist rohkem lärmi tegema. PARANDUS: Vähemalt WordPressi paigaldus tasuta. IT-spetsialistid hakkavad nüüd juurutamisest rääkima. Juurutada võib ka ettevõte ise. Pädev IT-süsteemide nooremspetsialist (õppekava ?!?) paneb mistahes tarkvara üles ja mõtlen vabavaralisi tehnoloogiaid. Ettevõtjad on ka kirjaoskajad ja oskavad kasutusjuhendeid lugeda. Tarkvara kasutamine peab olema lihtne ja intuitiivne ehk vaistlikult arusaadav. Nüüd jooksime ummikusse ja Delta langeb meie valikust välja. Kahju. Kõik oleks ju seadustega kooskõlas ja vajalikud tööriistad olemas.

MTÜ Dokumendihaldurite ühingu tegevust toetab Webware OÜ, kes on ka esindatud Eesti dokumendihaldurite ühingus. Webware lahendus iseenesest peaks sobima.  Nende Webdesktop on täisfunktsionaalne elektroonilise dokumendihalduse tarkvara, mis katab ligi 100% Riigikantselei poolt esitatavatest nõuetest. Webdesktop kasutab ainult vabavaralisi tehnoloogiaid. Aga nüüd hinnast. “Ütlen kohe ära, et meie toode on üks võimekamaid aga ka üsna suure juurutusmahuga (standartne juurutusmaht alates 40 tundi) ja seda ei ole sisuliselt võimalik iseseisvalt teha, kui Teil just ei ole varasemat WD peakasutaja töökogemust. Käikuvõtmisel peaks arvestama kuluga ~3 000 €, lisaks püsikulu (kasutajatugi, versiooniuuendused jne) alates 80 € / kuu, hindadele lisandub KM. Samuti ei sobi tavaline veebimajutus, kuna tarkvaral on erinõudmised.” Pidi olema ju vabavara tehnoloogia. Andke andeks aga mikrod loevad raha ja see ei mahu eelarvesse. Otsin lihtsat ja võimekat DHS-i ja nüüd selline pakkumine.

Otsime siis oma DHS-i edasi. Ega meil muud üle ei jää kui pöörata pilk vabatahtlike kogukondade poole. Otsida tuleb nüüd inglise keeles ja DHS on inglise keeles Document Management System ehk DMS. Paneme sourceforge.net otsingusse DMS. Valime keeleks PHP, millega on kõige vähem probleeme. Nagu te näete, siis need firmad pakuvad ka teenust aga osad võimalused võivad vabavaras olla ka maha võetud nagu näiteks OpenDocMan‘il. Mina peatusin LetoDMS-i juures, mis on aga oma nime vahetanud ja nüüd on SeedDMS. Kuna eestlased pole sellele tõlget teinud, siis tõlkisin ise zip faili Notepad++ga (vajab oskusi). Nüüd on hea kasutada seda oma emakeeles aga kui keegi IT-spetsialist võtab vaevaks, siis võiks tekitada sinna ka eesti keele faili.

Sellega meie DHS-i otsing lõppes aga kui Eesti riigiasutuses oleks keegi, kes mõtleks tellimisel ka väikeste peale, siis oleks mikrodel ka lihtsam. Loomulikult loeb siin, milline on riistvara. Väikesed elimineeritakse kohe. Kõik tahavad teenust pakkuda oma serverist ja raamatupidamise puhul polegi probleeme. Meil igal aastal muutuvad seadused ja seetõttu on vaja parandada kas või maksumäärasid. Loomulikult on bürokraatia seisukohalt õige ühendada ERP Maksuametiga, sest mida sa ekspordid  ja impordid kui saad vajutada nuppu. Ja arendamise kulusid ei peaks ERP-le kinni maksma tarbija ehk ettevõtja. Kui riik küsib andmeid, siis leidku ka raha bürokraatia elluviimiseks. Kui riik kulutab Euroopa rahasid, siis ta peaks kaugemale mõtlema oma bürokraatiamasinast. Kood peabki olema  GPL litsentsiga, et seda saaksid edasi arendada kõik ja ei sõltuks algsest arendajast. Seadused on meil kõigil ühised. Kui riigiasutuses (ministeerium, KOV) on tõesti midagi spetsiifilist, siis on teine asi aga põhikood peaks olema kõigile kättesaadav. Seega kui osad programmid (nagu raamatupidamine) on väga vajalikud ja seda pole mõtet vaba tarkvara turult vaadata, siis osad programmid peavad olema taustal. Nii muuseas, ilma lisakuludeta. Me oleme e-riik ja miks peaksid mikrod sellest “lõbust” välja jääma? Terje Rudissaar oma 2012. aasta lõputöös viitab küsitlusele, mille tulemus oli, et Jõgeva-, Põlva-, Valga ja Võrumaa mitteloomse toidu tootmisettevõtted olid huvitatud ja vajavad näidist ettevõtete asjaajamiskorrast, dokumentide loetelust ning 71% ettevõtte juhtidest olid huvitatud elektroonilisest dokumendi registrist, kui see saadakse tasuta.

TÄIENDUS november 2016

Kui on soov dokumendihalduse tarkvara teenusena sisse osta, siis soovitan FolderIT-d. Kuna ostuarveid saab säilitada raamatupidamise tarkvaras ehk ERP-s, siis üksikute otsuste jm juhtimisega seotud dokumentide hoidmine läheb väikestel ettevõtetel kulukaks.