Mis on raamatupidamine?

Raamatupidamine moodustab iga ettevõtte tegevuse aluse, dokumenteerides kõiki majandustehinguid ja tagades õigeaegse finantsinformatsiooni. Ettevõtte juhatus vastutab raamatupidamise korraldamise eest vastavalt Eesti seadustele. Raamatupidamine kajastab ettevõtte finantsseisundit, majandustulemusi ja rahavoogusid õigesti ning objektiivselt.

Tänapäeval muutub raamatupidamine järjest digitaalsemaks ja automatiseeritumaks. Ettevõtted saavad valida erinevate teenuste vahel – alates ise tegemisest kuni täielike teenuspakkumisteni. Digitaalsed lahendused aitavad kulusid kokku hoida ja protsesse optimeerida.

Õige raamatupidamise süsteemi valik sõltub ettevõtte suurusest ja vajadustest. Artikkel käsitleb raamatupidamisteenuseid Eestis, digitaalseid programme, igapäevaseid toiminguid ning aruandluse koostamist. Samuti vaadeldakse palgaarvestust ja aastaaruannete ettevalmistamist.

Mis ikkagi on raamatupidamine?

Raamatupidamine on ettevõtte rahaliste tehingute süsteemne dokumenteerimine ja jälgimine. See hõlmab erinevaid arvestussüsteeme ja seaduslikke nõudeid, mida iga ettevõte peab järgima.

Raamatupidamise mõiste ja tähtsus

Raamatupidamine on protsess, mille käigus ettevõte kogub, salvestab ja analüüsib kõiki oma finantstehinguid. See hõlmab müügiarvetega seotud sissetulekuid, kuluarvetega seotud väljaminekuid ja palgakulusid.

Raamatupidamise peamine eesmärk on anda täpne ülevaade ettevõtte majanduslikust seisundist. See aitab juhtkondal teha õigeid ärilisi otsuseid.

Õige raamatupidamine tagab, et ettevõtte rahavood on jälgitavad ja kontrollitavad. See annab omanikele selge pildi ettevõtte kasumist või kahjumist.

Raamatupidamine peab kajastama ettevõtte finantsseisundit õigesti ja objektiivselt. Info peab olema võrreldav teiste ettevõtetega ja ajakohane.

Raamatupidamise seaduslikud nõuded

Eestis kehtib raamatupidamiskohustus kõikidele ettevõtetele, kes tegutsevad äriregistris. See tähendab, et iga ettevõte peab pidama korrapärast raamatupidamist.

Raamatupidamise aruanded tuleb esitada kindlatel tähtaegadel. Need aruanded peavad sisaldama kõiki vajalikke finantsandmeid.

Seadus nõuab, et raamatupidamine oleks:

• Täielik – kõik tehingud peavad olema kajastatud
• Õigeaegne – tehingud tuleb registreerida õigel ajal
• Jälgitav – igal kandel peab olema allusdokument

Raamatupidamisel on oluline roll maksude arvutamisel ja riigile õigete andmete edastamisel.

Eri tüüpi raamatupidamise ülevaade

Eestis kasutatakse peamiselt kaht raamatupidamise tüüpi: tekkepõhist ja kassapõhist raamatupidamist.

Tekkepõhine raamatupidamine kajastab tehinguid vastavalt nende toimumisele. See tähendab, et müük kantakse kirja müügihetkel, mitte raha laekumise hetkel.

Enamik ettevõtteid peab kasutama tekkepõhist raamatupidamist. See annab täpsema pildi ettevõtte tegelikust majanduslikust olukorrast.

Kassapõhist raamatupidamist võivad kasutada ainult füüsilisest isikust ettevõtjad. Selles süsteemis kantakse tehingud kirja alles siis, kui raha tegelikult liigub.

Kassapõhine süsteem on lihtsam, kuid ei anna täpset pilti ettevõtte võlgnevustest või nõuetest.

Raamatupidamisteenused Eestis

Eestis saab ettevõte tellida raamatupidamisteenuse välistelt teenusepakkujatelt või pidada raamatupidamist ettevõtte sees. Teenusepakkujate valik on lai ja hõlmab erinevaid teenuste tüüpe ning hindade vahemikke.

Millal tellida raamatupidamisteenus?

Väikeettevõtted tellivad raamatupidamisteenuse tavaliselt siis, kui neil puudub oma raamatupidaja. See on eriti tavaline ettevõtetes, kus on vähem kui 10 töötajat.

Keskmised ettevõtted valivad välise teenuse, kui soovivad vähendada personalikulusid. Nad võivad ka tellida osalise teenuse, kus mõned ülesanded jäävad ettevõtte siseselt lahendada.

Põhilised olukorrad teenuse tellimiseks:

• Ettevõte alustavad tegevust
• Sisene raamatupidaja lahkub töölt
• Soov vähendada personalikulusid
• Vajadus spetsiaalse oskusteabe järele
• Hooajaliste tööde puhul

Mittetulundusühingud ja korteriühistud tellivad teenuse tavaliselt seetõttu, et neil pole võimalik palgata täiskohaga spetsialisti.

Raamatupidamisteenuste tüübid

Täielik raamatupidamisteenus hõlmab kogu raamatupidamist algdokumentide sisestamisest aastaaruande koostamiseni. See sobib ettevõtetele, kes ei soovi raamatupidamisega üldse tegeleda.

Osaline teenus tähendab, et mõned ülesanded jäävad kliendi kanda. Näiteks võib ettevõte ise sisestada algdokumente, kuid teenusepakkuja koostab aruandeid.

Teenuste jaotus:

Teenuse tüüp	Hõlmab
Täielik	Kõik raamatupidamisülesanded
Osaline	Valitud ülesanded
Konsultatsioon	Nõustamine ja juhendamine
Aastaaruanne	Ainult aruannete koostamine

Spetsiaalsed teenused hõlmavad näiteks ainult palgaarvestust või maksudeklaratsioonide esitamist. Need sobivad ettevõtetele, kellel on oma raamatupidaja, kuid vajatakse abi kindlates valdkondades.

Teenusepakkuja valikukriteeriumid

Kogemuse pikkus näitab teenusepakkuja usaldusväärsust. Parimad pakkujad on tegutsenud vähemalt 10-15 aastat ja teenindanud erinevate valdkondade ettevõtteid.

Keelteoskus on oluline rahvusvaheliste ettevõtete jaoks. Paljud teenusepakkujad suhtlevad eesti ja inglise keeles.

Olulised valikukriteeriumid:

• Kogemus kliendi valdkonnas
• Teenuste valik ja paindlikkus
• Hinnapoliitika läbipaistvus
• Suhtlemise kiirus ja kvaliteet
• Tehnoloogilised lahendused

Hind ei tohiks olla ainus kriteerium. Odavam teenus võib tähendada halvemаt kvaliteeti või aeglasemat teenindamist.

Tehnoloogia kasutamine näitab pakkuja kaasaegsust. Head teenusepakkujad kasutavad digitaalseid lahendusi ja võimaldavad klientidel jälgida oma andmeid online keskkonnas.

Raamatupidamisprogrammid ja digitaliseerimine

Tänapäeva raamatupidamine toimub üha enam digitaalselt läbi spetsiaalsete programmide. Need tööriistad muudavad andmete töötlemise kiiremaks ja täpsemaks ning võimaldavad automatiseerida palju rutiinseid toiminguid.

Raamatupidamisprogrammide roll

Raamatupidamisprogramm on tarkvara, mis aitab ettevõtetel hallata oma finantsdokumente ja tehinguid. Need programmid asendavad vanad paberipõhised süsteemid.

Programmid võimaldavad sisestada kõik tehingud otse süsteemi. See vähendab vigu, mis tekivad käsitsi sisestamisel. Andmete säilitamine ja otsing muutub samuti lihtsamaks.

Peamised eelised:

• Vähem käsitööd
• Suurem täpsus
• Kiirem andmete leidmine
• Automaatsed aruanded

Raamatupidajad saavad rohkem aega pühendada analüüsile ja nõustamisele. Rutiinsed toimingud toimuvad automaatselt.

Populaarsed programmid ja nende funktsioonid

Eestis kasutatakse mitmeid erinevaid raamatupidamisprogramme. Igal programmil on oma tugevused ja funktsioonid.

SmartAccounts pakub pilvepõhist lahendust. Programmile pääseb ligi kõikjalt, kus on internetiühendus. Andmed on turvaliselt salvestatud.

Finbite keskendub e-arvete töötlemisele. See saadab ja võtab vastu e-arveid nii Eestis kui välismaal. Programm digiteerib kõik arved ja tšekid automaatselt.

Programmi valik sõltub ettevõtte vajadustest ja suurusest. Väiksematel ettevõtetel piisab lihtsatest lahendustest.

Automatiseerimine ja pilveteenused

Automatiseerimine muudab raamatupidamist palju tõhusamaks. Arvete sissetulekul süsteem tuvastab andmed automaatselt ja sisestab need õigetesse kategooriatesse.

Automaaditavad protsessid:

• Arvete sisestamine
• Maksete töötlemine
• Aruannete koostamine
• Meeldetuletuste saatmine

Pilveteenused võimaldavad tööd teha erinevates kohtades. Andmed sünkroniseeruvad automaatselt kõigis seadmetes.

Raamatupidamisettevõtted saavad teenindada rohkem kliente. Automatiseerimine vabastab aega keerulisemate ülesannete jaoks.

Turvalisus on pilveteenustes kõrge. Andmed varundatakse regulaarselt ja on kaitstud küberründete eest.

Igapäevased raamatupidamistoimingud

Raamatupidamine vajab igapäevast tähelepanu kolmes põhivaldkonnas. Need hõlmavad kõigi äridokumentide õigeaegset töötlemist, kontode süsteemset haldamist ja pangatehingute täpset jälgimist.

Alusdokumentide töötlemine

Igapäevane raamatupidamine algab kõigi äridokumentide kogumisest ja töötlemisest. Müügiarved, kuluarved ja kviitungid moodustavad raamatupidamise aluse.

Dokumendid tuleb kontrollida ja kinnitada enne andmebaasi sisestamist. Iga dokument peab sisaldama kuupäeva, summat ja selgitust.

Digitaalsed dokumendid lihtsustavad töötlemist märkimisväärselt. Paberdokumendid tuleb skaneerida ja salvestada elektrooniliselt.

Korrektsed dokumendid tagavad õigesti kajastatud tehingud. Vale või puudulik informatsioon põhjustab hiljem raskusi ja vigu.

Dokumendi tüüp	Töötlemise aeg	Säilitamine
Müügiarved	1-2 tööpäeva	7 aastat
Kuluarved	1-2 tööpäeva	7 aastat
Pangatehingud	Igapäev	7 aastat

Pearaamatu ja kontoplaani haldus

Pearaamat on raamatupidamise keskne register, kuhu kantakse kõik äritehingud. Kontoplaan määrab ära, millisesse kontosse iga tehing kuulub.

Igapäevane sisestamine nõuab täpsust ja järjepidevust. Iga kanne peab olema õigesti klassifitseeritud vastavale kontole.

Deebeti ja kreediti tasakaal peab alati klappima. Kui summasid ei ühti, tuleb viga kohe leida ja parandada.

Regulaarne kontode ülevaatamine aitab avastada vigu varakult. Igakuine kokkuvõte näitab kontode seisu ja liikumisi.

Automatiseeritud süsteemid vähendavad käsitsi sisestamise vigu. Siiski vajab iga kanne inimese kontrolli ja kinnitamist.

Pangatehingute ja arvestuse juhtimine

Pangatehingute jälgimine on igapäevase raamatupidamise oluline osa. Pangaväljavõtted tuleb regulaarselt alla laadida ja kontrollida.

Iga pangatehingu juures peab olema selgitus ja õige konto määratud. Tundmatud tehingud vajavad kohe selgitamist.

Rahavoogude juhtimine nõuab igapäevast tähelepanu:

• Sissetulevate arvete jälgimine
• Väljaminevate maksete planeerimine
• Likviidsuse kontrollimine

Automaatsed pangatehingud lihtsustuvad panga ja raamatupidamisprogrammi ühendamisega. See vähendab käsitsi sisestamist ja vigu.

Igapäevane pangakontode võrdlemine raamatupidamisega tagab täpsuse. Erinevused tuleb kohe uurida ja parandada.

Maksudeklaratsioonid ja aruandlus

Eesti ettevõtted peavad esitama erinevaid maksudeklaratsioone ja aruandeid vastavalt seaduses kehtestatud tähtaegadele. Korrektne esitamine on kohustuslik ja aitab vältida viiviseid ning karistusi.

Maksudeklaratsioonid: liigid ja kohustused

Ettevõtted peavad esitama mitmeid maksudeklaratsioone sõltuvalt oma tegevusest ja struktuurist. Peamised deklaratsioonid on tulumaksu-, käibemaksu- ja sotsiaalmaksudeklaratsioon.

Tulumaksudeklaratsioon on kohustuslik kõigile ettevõtetele. Juriidilised isikud esitavad selle aasta kohta, mil maksti dividende või tehti muid tulumaksuga maksustatavaid väljamakseid.

Käibemaksudeklaratsioon (KMD) on kohustuslik kõigile KM-kohustuslikele isikutele. Seda esitatakse igakuiselt või kvartalipõhiselt sõltuvalt ettevõtte käibest.

Sotsiaalmaksudeklaratsioon on vajalik tööandjatele. Selles kajastatakse töötajatele makstud tasud ja sellelt arvestatud sotsiaalmaks.

Lisaks võivad ettevõtted vajada eritüüpi deklaratsioone nagu aktsiisideklaratsioon või keskkonnatasude deklaratsioon.

KMD esitamine ja eripärad

Käibemaksudeklaratsiooni esitamine on automatiseeritud ja toimub elektroonselt e-maksuameti keskkonnas. Deklaratsioonis kajastatakse käibemaksu arvestuse andmed ja makstava summa.

KMD-s tuleb täpselt kajastada kõik maksustatavad tehingud ja sisendkäibemaks. Vead võivad kaasa tuua täiendavaid makse ja karistusi.

Nulldeklaratsioon esitatakse siis, kui ettevõttel puudub maksustatav käive või sisendkäibemaks. See on samuti kohustuslik ja tähtaegadest kinnipidamine oluline.

Ettevõtted saavad kasutada TSD ja ESD vorme deklaratsioonide esitamiseks. Need on kättesaadavad Maksu- ja Tolliameti veebilehel koos täitmise juhenditega.

Tähtajad ja korrektne esitamine

Maksudeklaratsioonide tähtajad on seadusega kehtestatud ja nendest kinnipidamine on kohustuslik. Hilinemine toob kaasa viivise ja võimalikud karistused.

KMD tuleb esitada kuu lõppemisest 20 päeva jooksul. Kvartalipõhiste esitajate puhul on tähtaeg kvartali lõppemisest 20 päeva.

Elektrooniline esitamine on kõige mugavam viis. Maksu- ja Tolliameti e-teeninduse keskkonnas saab deklaratsioone esitada ööpäevaringselt.

Parandused ja täiendused on võimalikud pärast esitamist. Need tehakse samuti elektrooniliselt läbi e-maksuameti süsteemi.

Õigeaegne ja korrektne esitamine tagab ettevõtte vastavuse seadusandlusele. Professionaalne raamatupidaja aitab vältida vigu ja tagada tähtaegadest kinnipidamise.

Palgaarvestuse korraldus

Palgaarvestus nõuab täpset andmete haldamist ja seaduste järgimist. Ettevõtted peavad tagama õigeaegse palkade maksmise ja kõigi vajalike deklaratsioonide esitamise.

Palgaarvestuse põhitõed

Palgaarvestus koosneb mitmest olulisest osast. Brutopalga arvutamine sisaldab põhipalka, lisatasusid ja preemiaid. Netopalga saamiseks lahutatakse brutopalga summast tulumaks ja töötaja sotsiaalmaks.

Peamised komponendid:

• Brutopalga arvutamine
• Maksude arvutamine ja kinnipidamine
• Sotsiaalmaksude arvestus
• Töötuskindlustusmakse

Tööandja peab maksma sotsiaalmaksu 33% määras töötaja brutopalgast. Tulumaks moodustab 22% maksustatavast tulust. Töötuskindlustusmaksu määr on 0,8% brutopalga summast.

Palgalehed tuleb koostada iga kuu. Need sisaldavad töötaja andmeid, töötunde, brutopalkade ja kinnipeetavate maksude teavet. Kõik andmed peavad olema täpsed ja õigeaegsed.

TSD ja muud seotud deklaratsioonid

TSD (Tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon) tuleb esitada iga kuu 10. kuupäevaks. Deklaratsioonis kajastatakse kõik töötajatele makstud tasud ja kinnipeetud maksud.

TSD sisaldab:

• Töötajate isikuandmed
• Makstud brutopalgad
• Kinnipeetud tulumaks
• Arvestatud sotsiaalmaks

Lisaks TSD-le tuleb esitada töötuskindlustuse deklaratsioon. See sisaldab teavet töötuskindlustusmakse kohta. Deklaratsioon esitatakse samuti iga kuu 10. kuupäevaks.

Vigade korral saab esitada parandatud deklaratsiooni. Parandused tuleb teha võimalikult kiiresti, et vältida viivitustasusid. Maksuamet võib määrata trahve valede andmete esitamise korral.

Puhkuste ning tööaja arvestus

Puhkusetasu arvutamine põhineb töötaja keskmisel tunnipalga määral. Arvestusse võetakse eelmise 12 kuu keskmine tasu. Kui töötaja on töötanud lühemat aega, arvutatakse keskmine kogu töötatud perioodi põhjal.

Puhkusetasu arvutamine:

• 12 kuu keskmine tunnipalk
• Puhkusepäevade arv × 8 tundi
• Tulemus korrutatakse keskmise tunnipalga määraga

Tööaja arvestus peab olema täpne. Tööandja peab pidama arvestust töötundide, ületundide ja puhkusepäevade üle. Ületöötunnid tasutakse tavaliselt kõrgendatud määraga.

Haiguspäevade puhul maksab tööandja hüvitist esimesed kolm päeva. Alates neljandast päevast maksab Sotsiaalkindlustusamet haigushüvitist. Hüvitise arvutamisel kasutatakse samuti keskmist päevapalk.

Aastaaruande koostamine ja auditeerimine

Aastaaruande koostamine nõuab süstemaatilist lähenemist ja täpsete andmete kogumist. Õige ettevalmistus ja levinud vigade vältimine tagavad kvaliteetse tulemuse.

Aastaaruande kohustused

Ettevõtted jagunevad suuruse järgi kolme kategooriasse. Varade maht, müügitulu ja töötajate arv määravad ettevõtte liigituse.

Mikroettevõtted peavad esitama lihtsustatud aruande. Nende bilansimaht jääb alla 175 000 euro.

Väikeettevõtted koostävad täieliku aastaaruande. Nende bilansimaht on 175 000 kuni 4 miljonit eurot.

Keskmised ja suured ettevõtted peavad lisaks auditi läbima. Auditikohustus kehtib ka avaliku huvi üksustele.

Aruanne tuleb esitada registriametile kuue kuu jooksul. Majandusaasta lõppemisest loetakse tähtaeg.

Raamatupidamise seadus määrab koostamise põhimõtted. Rahvusvaheliselt tunnustatud aruandluspõhimõtteid tuleb järgida.

Koostamise protsess ja vajalikud andmed

Aastaaruande aluseks on korrektne raamatupidamine. Kõik tehingud peavad olema süsteemis kajastatud.

Enne koostamist kontrollida:

• Kõik alusdokumendid on sisestatud
• Tšekid ja arved on raamatupidamises
• Bilansi- ja kasumiaruande kontod on õiged
• Inventuur on läbi viidud

Raamatupidaja vajab täiendavat infot ettevõttelt. Lepingud, laenud ja muud kohustused tuleb üle anda.

Vajalikud dokumendid:

• Pangaväljavõtted
• Lepingud ja kokkulepped
• Inventuuri andmed
• Maksudeklaratsioonid

Levinumad vead ja kuidas neid vältida

Puudulikud andmed põhjustavad kõige rohkem vigu. Ettevõtjad unustavad sageli osa dokumente edastada.

Kõige sagedasemad probleemid:

• Puuduvad või valed dokumendid
• Inventuuri vead
• Valesti kajastatud tehingud
• Aegunud või ebatäpsed andmed

Raamatupidamisbürood pakuvad ülevaatust. Nad kontrollivad ise tehtud raamatupidamist enne aruande koostamist.

Vigade vältimine:

• Korrapärane dokumentide säilitamine
• Õigeaegne info edastamine raamatupidajale
• Regulaarne ülevaatus aastate vältel
• Professionaalse abi kasutamine