Raamatupidamise sise-eeskiri

Siin on lihtne raamatupidamise sise-eeskiri. Kohenda see endale sobivaks.

1. Kontoplaan

RPS § 11 (1) Raamatupidamiskohustuslane, välja arvatud mikroettevõtja, on kohustatud koostama raamatupidamise sise-eeskirja, mis kehtestab kontoplaani koos kontode sisu kirjeldusega.

Kasutatav kontoplaan on viiekohaline. Vajadusel, kontode lisamisel ka kuuekohaline. Liiki tähistab konto koodi esimene number:

Kulude liigitamist täpsustatakse vajadusel artiklitega.

2 kontoplaani näidist koos selgitustega.

• Erply Booksi kontoplaan
• SmartAccountsi kontoplaan

Kui arvutis pole tabeltöötluse programmi siis ava pilveprogrammiga Google Drive või OneDrive.

2. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

2.1. Kasutatavad tarkvarad

Raamatupidamiseks kasutatakse järgmiseid programme:

• finantsraamatupidamine – XXX
• palgaarvestus – Merit Palk
• digiteerimislahendus – CostPocket, Banqup

2.2. Majandustehingute dokumenteerimine

Majandustehingud kirjendatakse algdokumentide või nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel raamatupidamisregistrites.

Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1. majandustehingu kuupäev;
2. raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;
3. debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;
4. majandustehingu lühikirjeldus ;
5. algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

2.3. Raamatupidamisregister

Raamatupidamisregistrid on majandustarkvara osa. Registrite väljavõtteid eraldi ei säilitata, tagavarakoopiad tehakse majandustarkvara haldaja poolt.

Programmist on võimalik välja võtta päevaraamatu (ehk kronoloogilise registri), kus on näha majandustehingud nende ajalise toimumise järjekorras (kande kuupäevadega).

Analüütika jaoks on kasutusel järgmised raamatupidamisprogrammi moodulid:

• ostureskontro;
• müügireskontro;
• põhivara register.

Need moodulid (ehk analüütilised registrid) on seotud ühe või mitme bilansikontoga. Analüütika lõppsaldo vastavust bilansikonto saldole kontrollitakse igakuiselt.

Majandustehinguid dokumenteeritakse ning kirjendatakse raamatupidamisregistrites võimalikult kiiresti peale tehingutetoimumist.

2.4. Algdokumendid

Raamatupidamisarvestuses kasutatakse alljärgnevaid algdokumente:

• pangakonto väljavõtted;
• väljastatud müügiarved;
• ostuarved, tšekid;
• ostu-müügi lepingud, rendilepingud;
• tööaja arvestustabel;
• töötaja tööleping ja juhatuse liikme ametileping;
• aktid, ettevõtte siseselt genereeritud aruanded, otsused, taotlused, käskkirjad jms.
• koonddokumendid – majanduskulude aruanne, lähetuskulude aruanne, palgaarvestuse dokumendid.

Raamatupidamise algdokumendid peavad vastama seadustes ettenähtud nõuetele.

2.5. Dokumendikäive

2.6. Algdokumentide säilitamine

Raamatupidamise algdokumente säilitatakse ettevõtte dokumendihaldussüsteemis (SeedDMS) ja vajadusel teistes programmides.

• Raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, millal algdokument raamatupidamises kajastati.
• Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, tuleb säilitada seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.
• Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimis tähtaja möödumist.
• Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.

3. Varade ja kohustiste arvestus

3.1. Põhivarad

Põhivarade grupis kajastatakse investeeringuid teistesse äriühingutesse, pikaajalisi nõudeid, kinnisvarainvesteeringuidning materiaalset ja immateriaalset põhivara.

Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvele võtmise piiriks on XXX eurot.

Materiaalse või immateriaalse põhivarana kajastatakse:

• ettevõtte majandustegevuses, rentimiseks või administratiiveesmärgil kasutatavaid varasid,
• mille kasulik tööiga on üle ühe aasta,
• soetusmaksumusega üle XXX euro.

Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on alla XXX euro, kantakse kuluks varakasutuselevõtmise hetkel.

Materiaalset põhivara arvestatakse järgmistes gruppides:

• maa
• hooned
• rajatised
• masinad ja seadmed
• inventar
• arvutustehnika
• lõpetamata ehitus
• ettemaks materiaalse põhivara eest.

Põhivara müügist saadud kasumid ja kahjumid, mis leitakse lahutades müügist saadud summadest, on kajastatudkasumiaruandes muudes ärituludes ja –kuludes.

3.1.1. Amortisatsiooni arvestus

Amortisatsiooni arvestus toimub lineaarsel meetodil.

Vara hakatakse amortiseerima kasutuselevõtmise hetkest ning seda tehakse kuni amortiseeritava osa täielikuamortiseerumiseni või vara eemaldamiseni kasutusest. Kui täielikult amortiseerunud vara on veel kasutuses, kajastatakse bilansis nii soetusmaksumust kui ka akumuleeritud kulumit seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud.

Põhivara amortisatsiooni arvestamisel lähtutakse põhivaragruppide keskmisest kasulikust elueast järgmiselt:

Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse selle vara amortisatsiooniperioodi aruandeaasta alguses. Tegevjuhi vastav otsus on aluseks muudatuste tegemiseks raamatupidamisandmetes.

3.1.2. Põhivara mahakandmine

Kasutamiskõlbmatuks muutunud põhivara kantakse maha mahakandmisakti alusel, kus on märgitud põhivara nimetus, soetamise aeg, soetusmaksumus, akumuleeritud kulum, mahakandmise aeg ja põhjus. Mahakandmise vajadust hindab ja otsustab tegevjuhtkond.

3.2. Käibevarad

Põhivarade kriteeriumitele mittevastavad varad kajastatakse käibevaradena.

Pank

Ettevõtte rahalisi vahendeid hoitakse reeglina pangakontodel. Arvestust rahaliste vahendite kohta arveldusarvetelpeetakse vastavatel kontodel iga arveldusarve kohta eraldi.

Pangaoperatsioonide teostamisel kasutatakse vastava panga tarkvara. Maksekorraldused valmistab etteraamatupidaja, ülekanded teostatakse juhataja või tema poolt volitatud isiku poolt.

Kassa

Kassat hoitakse juhataja isiklikul vastutusel.

Arveldused sularahas toimuvad kas sularahakassa või aruandekohustuslike isikute kaudu.

Kassa maksimaalseks suuruseks on 500 eurot.

Kassa sissetuleku arvestamise aluseks on pangaväljavõttel olev info.

Kassa väljamineku arvestamise aluseks on märge majandus- või lähetuskulude aruandel – kulu tasutud kassast.

Nõuded ostjate vastu

Analüütilist arvestust teenuste ostjate üle peetakse raamatupidamisprogrammi XXX müügiarvete moodulis. Nõuded ostjate vastu, kellel esineb pikemaajalisi võlgnevusi ja kes ei vasta meeldetuletuskirjadele ja saldoteatistele või kelle vastu on esitatud hagi kohtule, kantakse kuludesse kui
vähetõenäoliselt laekuvad arved. Nõuete laekumise tõenäosusthinnatakse jooksvalt.

Ebatõenäoliselt laekuvad arved kantakse kuludesse ettevõtte juhatuse otsuse alusel. Juhul, kui need arved hiljem siiski laekuvad, vähendatakse laekumiste võrra aruandeperioodi kulusid.

Ebatõenäoline nõue kantakse bilansist välja kolme aasta möödumisel nõude ebatõenäoliseks kandmisest või võlgnikulikvideerimisel.

Arveldused aruandekohustuslike isikutega

Aruandekohustuslikuks isikuks võib olla töötaja või juhtorgani liige.

Aruandekohustuslikel isikutel on ettevõtte nimel kulutuste tegemiseks ettevõtte pangakaart või antakse rahalised vahendid avansina neile kassast või kantakse arveldusarvele.

Majanduskulude avansiaruanded esitatakse raamatupidamisse hiljemalt kalendrikuule järgneva kuu kolme tööpäeva jooksul.

Lähetuskulude avansi aruanne koos lisatud kuludokumentidega esitatakse raamatupidamisse kontrollimiseks ja seejärel tegevjuhile aktsepteerimiseks kehtestatud vormi kohaselt hiljemalt viiendal tööpäeval lähetuse lõpptähtajast arvates.

3.3 Kohustised

Kohustuste kajastamisel lähtutakse tekkepõhisuse printsiibist, kõik aruandeperioodil tekkinud kohustused kajastatakse aruandeperioodi bilansis.

3.3.1 Võlgnevus tarnijatele

Arveldusi tarnijatega peetakse raamatupidamisprogrammi ostuarvete moodulis.

Võlgnevuste tasumisel tuleb kinni pidada tarnija maksetingimustest.

Raamatupidaja kohustus on jälgida ja tagada, et ostuarved vastaksid raamatupidamisseaduse ja käibemaksuseadusenõuetele.

Võlgnevusi tarnijatele inventeeritakse aasta lõpus.

3.3.2 Võlgnevus töövõtjatele

Töötasu arvestus

Töötasu arvestuse aluseks on töötajate lepingulised püsiandmed ja perioodi tööaja tabelid. Muudatused nendes peab aktsepteerima tegevjuht.

Raamatupidaja kohustus on veenduda töötajale maksuvabastuse rakendamiseks nõutavate asjaolude ja alusdokumentide olemasolus.

Töötasu maksmise kord ja tähtajad määratakse kindlaks töösisekorra eeskirjas.

Töötaja kirjaliku avalduse alusel kantakse töötasu või selle osad töötaja näidatud pangakontole. Töötasu ja sellega seotud maksude õigeaegse tasumise eest vastutab raamatupidaja. Kui ettevõtte finantsolukord ei võimalda teha väljamakseid ettenähtud tähtaegadel, on raamatupidaja kohustatud teavitama sellest aegsasti tegevjuhti.

Puhkusetasu arvestus

Puhkusetasude arvutamise aluseks on puhkuste ajakava. Muudatused ajakavas peab kinnitama tegevjuht.

Puhkusetasu kohustus

Puhkusetasu kohustuste inventuur tehakse aasta lõpus seisuga 31. detsember. Kasutamata puhkuse eest arvestatudtasu võetakse kohustusena arvele koos selle väljamaksmisel tekkiva maksukohustusega.

3.3.3. Maksuvõlad

Maksuameti jaoks on bilansis eraldi konto ja see peab klappima Maksuameti konto väljavõttega.

Maksude enammakse puhul tuleb jälgida maksu tagastamisnõude aegumistähtaega, milleks on kolm aastat.

3.3.4. Dividendivõlg

Dividendide suuruse kinnitab üldkoosolek ning üldkoosoleku otsus on aluseks kasumi jaotuse ja dividendikohustusekande tegemiseks raamatupidamises.

Dividendide väljamaksmise protseduur, s.o millise ajagraafikuga ja millises summas väljamakseid tehakse, on üldkoosoleku otsuses.

4. Tulude ja kulude arvestus

Tulusid ja kulusid kajastatakse kasumiaruande skeemi nr 1 kohaselt.

4.1. Tulu kajastamine

Tulud kajastatakse järgmiste põhiliste tululiikide lõikes:

• müügitulu (tulu kauba müügist või tulu teenuste müügist)
• muud äritulud
• finantstulu.

Müügitulu kajastamisel kasutatakse iga käibemaksuliigi jaoks eraldi tulukontot.

Müügitulude kajastamisel raamatupidamises lähtutakse juhendis RTJ 10 (Lisa 10) sätestatust.

4.2. Kulu kajastamine

Kulud kajastatakse järgmiste põhiliste kululiikide lõikes:

• teenuse osutamisega otseselt seotud kulud,
• muud tegevuskulud,
• tööjõukulu,
• põhivara kulum,
• muud ärikulud,
• finantskulud.

Kulude täpsema liigenduse kululiikide sees määrab tegevjuhtkond tulenevalt vajadusest adekvaatsete kulu andmete järele ning esitatavas aruandluses nõutavast täpsusastmest.

Kulud kajastatakse samas perioodis nendega seotud tuludega. Kulutused, mis tõenäoliselt osalevad majandusliku kasu tekitamisel
järgmistel perioodidel, kajastatakse nende tekkimise hetkel varana ning perioodi(de)l, mil need loovad majanduslikku kasu, kajastatakse kuluna.

4.2.1. Tegevuskulud

Ostutehingud teenuste osas ja tasumised vormistatakse raamatupidamises ostureskontros. Ostureskontro saldot võrreldakse vastava bilansikontoga iga kuu lõpul.

Tulevaste perioodide kulud periodiseeritakse kuludesse üks kord kuus. Siia alla kuuluvad ettemakstudkindlustusmaksed, rendimaksed jms.

4.2.2. Maksuarvestus

Maksude arvestuse korraldamisel lähtutakse Maksukorralduse seadusest, vastavatest maksuseadustest ning viimaseid täiendavatest määrustest. Arvestust peetakse iga maksuliigi kohta eraldi vastaval kontodel.

Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt raamatupidaja poolt, kellele on vastavad õigused antud ettevõtte juhatuse poolt.

4.2.3. Lähetuskulud

Töölähetusest naastes esitab lähetatu lähetuskulude aruande, milles näidatakse ära kõik lähetusega seotud kulud.

Aruandele lisatakse kulu tõendavad dokumendid. Ilma alusdokumentideta kuulub hüvitamisele ainult päevaraha.

Lähetuskulude aruandele märgitakse lähetuse sihtkoht ning lähetuse eesmärk (nt koolitus, kliendi külastus, kohtumine potentsiaalsete klientidega vms).

Lähetuskulude aruanne salvestatakse dokumendihaldussüsteemi kaheosalisena – tabeltöötluses (kasutades pilveprogramme Google Drive või OneDrive) koostatud lähetusaruanne ning skaneeritud kulutšekid või kasutada CostPocketit, kui ettevõte kasutab seda. VIDEO – Kuidas teha äpiga kuluaruandeid?

4.2.4. Majanduskulud

Kui töötaja on teostanud oste oma raha eest ettevõtte huvides, esitab ta majanduskulude aruande. Majanduskulude aruandele lisatakse
kulu tõendavad dokumendid
.
Majanduskulude aruanne salvestatakse dokumendihaldussüsteemi kaheosalisena – tabeltöötluses (kasutades pilveprogramme Google Drive või OneDrive) koostatud majanduskulude aruanne ning skaneeritud kulutšekid või kasutada CostPocketit, kui ettevõte kasutab seda.

5. Aruandlus

Erply Booksis on olemas järgmised aruanded, millega ettevõtjal on võimalik tutvuda peale vastava kuu lõpetamist:

• Bilanss
• Kasumiaruanne
• Kasumiaruanne 12 kuud
• Bilanss 12 kuud
• Artiklite raport
• Müügi raport (perioodi jooksul tehtud müügid)
• Ostude raport (perioodi jooksul tehtud ostud)
• Rahavoogude aruanne
• Saldoaruanne (käibed kontode lõikes)
• Hankija raport (konkreetse hankija arved perioodi jooksul)
• Kliendi raport (konkreetse kliendi arved perioodi jooksul)

Aastaaruanne koostatakse elektroonselt Äriregistri Ettevõtjaportaalis, vastavalt raamatupidamise seaduses ettenähtud nõuetele.